.jpg)
•7:40 AM
MENULIS LAPORAN MENGENAI SISTEM-SISTEM PROSEDUR
Penyajian dokumentasi dan laporan mengenai system biasanya dikerjakan dalam bentuk tertulis agar dapat diketahui oleh pegawai perusahaan. Laporan-laporan ditulis dengan singkat menggunakan grafik-grafik yang dapat menyajikan pokok-pokok masalah yang penting serta memakai bahasa yang mudah dimengerti.
Unsur-unsur dari laporan system-sistem
Variasi dalam penyusunan laporan tergantung pada pokok halnya dan bidang lingkup penelitian, panjang laporan, dan untuk siapa laporan tersebut ditulis. Beberapa unsur yang bersifat optional :
- Judul. Setiap laporan harus mempunyai judul yang mengemukakan gambaran ringkas tentang bahan yang disajikan. Nomor proyek biasanya sudah tercantum dihalaman judul.
- Tanda tangan. Nama atau orang yang bertanggung jawab bagi laporan penelitian harus tampak pada permulaan atau akhir laporan.
- Tanggal. Setiap laporan harus hati-hati diberi tanggal.
- Daftar isi, kebanyakan laporan harus mempunyai daftar isi tentang beberapa hal untuk menerangkan kepada pembaca mengenai susunan laporan
- Maksud-maksud dan bidang lingkup. Semua laporan harus mencakup pernyataan mengenai maksud daripada laporan dan penelitian.
- Ringkasan. Bagi laporan yang panjang lazimnya dikehendaki adanya ringkasan pendek pada bagian permulaan ringkasan.
- Batasan-batasan/defenisi. Beberapa istilah yang digunakan dalam laporan akan menimbulkan beberapa penafsiran. Untuk mencegah kesalahpahaman dalam laporan perlu dimuat bagian yang memberikan keterangan dari istilah-istilah tersebut.
- Bagian analitis. Bagian laporan yang bersifat analitis akan menyajikan fakta yang diungkapkan oleh penelitian.
- Kesimpulan dan rekomendasi. Bagian ini dapat dibuat terpisah atau disatukan yang berisi kesimpulan dari laporan-laporan atau penelitian.
10. Lampiran.
Lampiran pada laporan berisi tabulasi statistic, daftar bacaan atau nama orang yang memberikan keterangan dan data, bagian yang tidak tepat dimasukkan dalam bagian pokok analisa, alat-alat visual dan instruksi tertulis bagi pelaksana usulan, cetak biru, fotografis, dan blanko-blanko kerja
Unsur-unsur prosedur
Semua prosedur harus berisi keterangan tentang tanggal, judul, nomor-nomor, distribusi, formulir-formuli rdan prosedur-prosedur yang berhubungan.
Bahan-bahan prosedural harus diorganisir dalam suatu tatanan yang masuk akal agar mudah dimengerti. Bahan-bahan procedural mungkin dapat disajikan secara efektif dalam urutan-urutan kronologis. Penyusunan yang demikian itu paling baik untuk memperoleh pengertian mengenai pekerjaan dan procedur keseluruhan. Dalam pengorganisasian bahan-bahan secara bagian demi bagian serta kegiatan bagi masing-masing bagian dijelaskan dalam satu urutan-urutan yang sedapat mungkin mendekati urutan kronologis.
Kejelasan dan keefektivan gaya bahasa
Dengan menyempurnakan kejelasan diartikan sebagai perningkatan keefektifan pemberitaan yang disajikan dengan rangkaian kalimat tertulis. Efisiensi pemberitaan dapat diukur dengan jumlah ruang atau waktu yang diperlukan untuk menyampaikan keterangan-keterangan secara lengkap dan juga ketepatan penyampaian keterangan-keterangan itu. Ada baiknya menggunakan kata-kata yang sudah umum dan dapat dimengertioleh orang-orang yang akan membaca laporan.
Kejelasan dan keefektivan gaya bahasa dapat dilakukan dengan:
- Keringkasan, merupakan prinsip dasar laporan
- Penggunaan kalimat aktif, salah satu alat untuk menyatakan suatu tindakan dalam kalimat sebaiknya menggunkan kalimat aktif, karena kalimat aktif meletakkan tekanan pada pelaksanaan sedangkan kalimat pasif meletakkan tekanan pada pihak yang menerima tindakan.
- Kalimat-kalimat deklarasi yang pendek. Kalimat seperti ini lebih mudah dimengerti dan sangat diminati.
- Perumusan pokok-pokok acara. Kadang-kadang juga tidak praktis untuk menggunakan banyak kalimat-kalimat yang sederhana sebagai gantinya kalimat majemuk.
- Susunan kalimat paralel (berpasangan), Suatu kalimat dapat diperjelas apabila mempergunakan susunan kelinat parallel
- Kalinat induk, jika menggunakan kalimat yang rumit maka kalimat induk harus memperoleh banyak tekanan dan memancarkan gagasan-gagasan yang penting,
- Penyusunan kalimat-kalimat yang masuk akal.
- Menggunakan tanda baca dan huruf besar
Mengukur keefektifan penulisan
Tuan Rudolf Flesch, dengan ringkas mengatakan “berbicara tentang orang dengan kalimat-kalimat yang pendek dengan banyak kata-kata dasar”. Ukuran yang dipergunakan untuk mengukur sesuatu baiknya tulisan didasarkan pada tiga unsur yaitu
- Seberapa pendek kalimat
- 3. Seberapa banyak penunjukkan pribadi atau benda
Efisiensi yang potensial dari laporan
Suatu prosedur tertulis tidak dapat menjadi lebih baik dari pada system yang diusulkan dari laporan tersebut. jika prosedur atau laporan tersebut dilaksanakan fungsinya dengan sempurna berarti laporan tersebut sama baiknya dengan usulan-usulan system.
MENERAPKAN SISTEM
Metode-metode dan kesungguhan menerapkan system akan membantu berhasilnya usaha-usaha perbaikan teristimewa dalam tingkat permulaan pekerjaan dengan system yang baru. Oleh karena itu, penerapan system baru harus didahului dengan rencana yang baik dan masuk akal mengenai pergantian-pergantiannya. Jadwal waktu dan metode penerapan harus dikemukakan secara terperinci guna menjamin hasil-hasil yang efektif dan lengkap.
Metode-metode penerapan
Dalam menerapkan suatu system baru yang disesuaikan, terdapat 4 macam cara pendekatan yang pokok:
- Menerapkan bagian system yang bersifat kritis pada percobaan sementara untuk menguji keefektifannya
- Menerapkan system secara keseluruhan pada sebuah percobaan sementara dan dalam waktu yang sama tetap menjalankan system yang lama
- Menerapkan system secara keseluruhan dalam satu unit yang kecil dalam perusahaan sebagai suatu proyek percontohan
- Menerapkan system baru menggantikan system yang lama secara keseluruhan
- Penerapan system baru secara langsung dalam banyak hal merupakan prosedur yang paling umum dan masuk akal.
Menyalin keterangan-keterangan dalam catatan baru
Kadang-kadang diperlukan untuk menyalin beberapa keterangan history dari system pemeliharaan catatan-catatan lama ke dalam catatan-catatan baru. Sumber lain untuk membantu pekerjaan system yang baru ini adalah kantor tata usaha diluar organisasi. Jika sifat dari penerapan system baru itu sedemikian rupa sehingga pergantian tersebut memerlukan waktu yang relative panjang maka cara yang paling efektif adalah mempekerjakan satu atau dua orang guna melaksanakan tugas tersebut untuk sementara.
Prinsip-prinsip latihan
Tipe pekerjaan yang berbeda-beda dan kemampuan para pekerja menentukan metode-metode penelitian yang berbeda. Beberapa prinsip latihan dapat diterapkan pada semua metode latihan. Tugas-tugas harus dibagi dalam satuan yang logis dan kemudian satu persatu harus diajarkan sebagai satuan yang lengkap. Biasanya akan lebih efektif untuk mengerjakan perihal pengerjaan tugas-tugas tata usaha secara keseluruhan daripada berusaha mengerjakan bagian tertentu secara terpisah dan menyatukannya kembali.
Cara yang terbaik untuk menarik perhatian para pekerja adalah mendorong hasrat mereka yang tergantung pada keadaan sekitarnya. Proses belajar akan sangat mudah apabila dapat dipergunakan hubungan dari kecakapan dan pengetahuan pada waktu lalu. Dalam mempelajari prosedur baru kesabaran harus selalu diperlihatkan kepada semua pegawai. biasanya untuk memusatkan perhatian pada soal ketelitian dan mengabaikan dulu soal kecepatan dalam meningkatkan kecakapan dalam bekerja. Instruksi harus bersifat melatih dan mempergunakan ingatan sebanyak mungkin. Penting sekali mengamati pegawai secara cermat dalam melaksanakan proseduer yang baru guna menjamin mereka metode yang baru dan dapat mengatasi kesalahan dengan baik.
Teknik-teknik latihan
Tuan W.H. Leffingwell menerangkan enam fase dalam melatih pegawai agar dapat melakukan tugas dengan benar.
- Pekerjaan yang benar-benar harus dikerjakan perlu diperjelaskan dengan sedemikian rupa
- Pengaturan pekerjaan dan tempat kerja sebaik-baiknya harus diajarkan
- Mengajarkan gerak fisik yang dapat ditemukan dengan cara analisa terhadap kerja yang telah diselesaikan
- Urutan gerak fisik yang sesuai dengan ukuran kecepatan
- Mengembangkan kebiasan bergerak dengan cepat
- Ketelitian dan ketepatan harus menyertai kegiatan selanjutnya
FUNGSI PENGAWASAN SISTEM PENYUSUNAN SUATU BAGIAN SISTEM
Fungsi dari system-sistem adalah menyempurnakan penggunaan system yang terbaik dalam pengerjaan diorganisasi. Fungsi system memungkinkan organisasi mencapai tujuannya dengan daya guna tinggi dan biaya yang serendah mungkin dan waktu yang sesingkat mungkin
Letaknya dalam organisasi
Tidak dapat kesepakatan tentang tempat terbaik dalam struktru organisasi untuk meletakkan fungsi system. Secara history, kelompok pembukuan adalah kelompok yang pertama yang tertarik soal system, dan prosedur-prosedur tertulis yang pertama-tama adalah instruksi pembukuan. Fungsi system telah mempunyai tujuan yang lebih luas serta teknik-tekniknya telah dipertajam. Fungsi system tersebut harus sebebas mungkin dari tekanan dan kelompok tertentu dalam perusahaan.
Fungsi system memerlukan analisa dan integrasi hubungan antara semua bagian perusahaan. Jika fungsi tersebut dilaksanakan pada tingkat terlalu rendah maka terjadi dua kemungkinan :
- Fungsi system disentralisasikan, tiap kelompok hanya memiliki kewenangan bidang sendiri-sendiri
- Fungsi system dipusatkan dalam satu bagian dan juga melayani bagian lain
Dalam perusahaan yang sangat besar akan masuk akal untuk membentuk system tersendiri pada bagian yang penting dengan mengatasi permasalah setempat.
Memaksakan keputusan-keputusan
Kegiatan-kegiatan bidang system dilaksanakan sebagai suatu pelayanan terhadap pimpinan yang mempunyai pertanggungjawaban utama bagi berhasilnya pekerjaan dari bagian mereka masing-masing. Meskipun system memiliki kewenangan memaksakan keputusan tapi bila pimpinan puncak menyetujuinya wewenang tersebut tidak dapat dilaksanakan.
Menyesuaikan pegawai dari hasil perubahan system
Haruslah menjadi kebijaksanaan perusahaan bahwa pegawai-pegawai tidak akan dipecat disebabkan karena kemungkinannya efesiensi dari hasil penyempurnaan system. Untuk memajukan kerjasama antara pegawai-pegawai tidak merasa bahwa kedudukan mereka terancam bahaya dengan analisa system
Latihan pengawasan dalam analisa system
Penyelenggaraan analisa system bagi penyempurnaan tata kerja harus tidak terbatas pada pegawai-pegawai pada bidang system saja. Satu program latihan bagi para pengawas antara lain harus melatih pengawas dalam menerapkan teknik pengembangan system untuk memecahkan masalah dan menyederhanakan kerja tata usaha
Mengawasi fungsi system-sistem
Fungsi system-sistem dalam beberapa hal dapat dipersamakan dengan jalan raya yang menunjukkan arah lalu lintas orang dan sebagainya. System dalam suatu perusahaan menyajikan bagi jaringan,rangkaian proseduran. Guna menentukan dalam keadaan pelaksanan system-sistem maka sebuah buku pedoman prosedur yang dibagi kepada orang-orang yang bersangkutan berisikan praktek yang ditentukan sesuai dengan ukuran
Kelanjutan dari system-sistem
Fungsi lanjutan dari bagian system adalah demikian penting demi berhasilnya sehingga sukar untuk diabaikan. Kelanjutan dari proyek-proyek bagian yang telah dirampungkan harus memenuhi beberapa tujuan. Tanggung jawab kegiatan kelanjutan dalam bagian system harus bebas atau terlepas dari kegiatan-kegiatan lain untuk menjamin agar kelanjutan tersebut tidak tergantung pada kegiatan lain yang tampak lebih produktif.
ekonomi
|
0 comments: