makalah sekretaris
Author: Dunia Purple
•10:53 AM



BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Di era modernisasi ini, profesi sebagai seorang sekretaris masih saja dianggap sebelah mata dan menjadi bahan pergunjingan baik di dalam maupun di luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris yang identik dengan perempuan, rok mini, dan pemikiran akan adanya hubungan intim antar sekretaris dengan pimpinannya.
untukituperlukitaketahuibagaimanasebenarnyakedudukanseorangsekretarisdalamsuatuperusahaan/kantor
C.L. Baranhart dalam Sutarto, (1992:5) mengatakan bahwa “Sekretaris adalah (1) Seorang yang melakukan yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain-lain untuk peorangan atau organisasi;…”
Kedua, dengan bermunculan sekretaris pria membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukan hal yang mudah. Bahkan, seiring dengan semakin berkembanganya sektor usaha di berbagai bidang, sebuah perusahan yang cukup mapan pasti menuntut adanya sekretaris yang memiliki keprofesionalan yang matang, sehingga diharapkan dapat menyelasikan tugas-tugasnya dengan baik.
Oleh karena jabatan sekretaris telah menjadi profesi yang memiliki masa depan karir yang cerah, peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata.

BAB II
PEMBAHASAN

Sesuai dengan asal katanya sekretaris adalah seorang yang harus bisa memegang rahasia.Pembantu dari seorang pimpinan yang menerima pendiktean,menyiapkan surat-menyurat,menerima tamu-tamu,memeriksa dan mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya itu.Seorang sekretaris juga harus bisa mengambil tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan. Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya
B. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Pada dasarnya tanggung jawab seorang sekretaris adalah sama yaitu membantu tugas-tugas pimpinan,baik wanita maupun maupun pria, tidak ada perbedaan diantara keduanya.
Tugas dari seorang sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 8 macam sebagai berikut :

1.Tugas-tugas rutin
Yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan setiap harinya tanpa menunggu perintah,perhatian khusus maupun pengawasan khusus,diantaranya adalah membuka surat-surat yang masuk, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menangani telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.

2.Tugas-tugas khusus
Yaitu tugas-tugas dari pimpinan yang membutuhkan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapat, pertimbangan, dan pengalamannya.tugas tersebut bisanya diberikan karena ada unsur kepercayaan bahwa sekretaris dapat menympan kerahasian tugas.Semisal membuat konsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia,menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian cinderamata, mengurus perjalanan dinas pimpinan dan sebagainya.



3.Tugas istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan,diantaranya :

a.       Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
b.      Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasinya
c.       .Bersama-sama atau mewkili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lain.
d.      Mengingatkan pimpinan untuk membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
e.       Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
f.       Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4.Tugas resepsionis
Yaitu tugas sebagai penerima tamu,antara lain :
a.Menangani telepon serta mencatat pesan-pasan lewat telepon.
b.Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
c.Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d.Menyusun kerja sehari-hari pimpinan.

5.Tugas keuangan
Yaitu tugas mengelola keuangan,meliputi :
a.Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank.
b.Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nam pimpinan.
c.Mengurus kas kecil,yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluara rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.

6.Tugas sosial
Yaitu tugas amal atau kemasyarakatan,antara lain :
a.Mengurus rumah tangga kantor pimpinan.
b.Mengatur penyelengaraan respsi untuk kantor beserta pengurusan udangan.
c.Menyumbang untuk amal.

7.Tugas insidental
Yaitu tugas-tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tetentu, antara lain :
a.Menyiapakn agenda rapat,menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
b.Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang temuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan perusahaan.
c.Mengoreksi bahan-bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan datar yang di konsep pimpinan.
d.Mewakili pimpinan dalam berbagsi resepsi atau pertemuan.
e.Membantu penerbitan intern organisasi.

8.Tugas sekretaris dalam business meeting
Yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu peretemuan bisnis.
Sedangkan tanggung jawab seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1.      Seorang sekretaris harus mempunyai komitmen terhadap pencapaian  superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan
2.      Seorang sekretaris harus berusaha untuk terus meningkatkan pengetahuan,meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan
3.      Seorang sekretaris harus bertanggug jawab atas behasilnya perusahaan tempat ia bekerja
4.      Sekretaris sebagai perantara pimpinan dalam transaksi.

C.Kepribadian Etika Sekretaris
Kepribadian sekretaris adalah kesatuan sari rasa,karsa,cipta,sifat dan watak seseorang yang tercermin dalam tindakan dan perbuatan seorang sekretaris, sehingga ia menjadi unik, khas, tak ada yang menyamainya.Etika sekretaris adalah hakikat kebaikan yang harus dimiliki, dilaksanakan dan di hayati oleh seorang sekretaris seperti jujur,setia,bertanggung jawab, dan berdedikasi tinggi.
Sedangkan etikat sekretaris adalah cara berbicara, berpakaian, berbuat, dan bertindak yang diteima baik di kalangan sekretaris di lingkugan kerja mereka.
Meliputi cara menyapa dan menghmenghormati orang lain,cara berpakaian, cara duduk, cara berjalan, makan, cara berdiri, cara menghubungi orang secara lisan atau via telepon.

D.Keprofesionalan Sekretaris
Seorang sekretaris dapat dikatakan peofesional apabila ia  memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung profesionalitasnya.Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi:
Cara Menjadi Sekretaris Profesionaladalah sebagai berikut :
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknologi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing
menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

E.Peranan Sekretaris
Adapunperanansekretarisdalamsuatukantoradalahsebagaiberikut :
1. Sekretaris sebagai duta
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap bicara dan bahasa tubuh sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus
dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus
kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.



BAB III
PENUTUP
A.Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.

, | comments (0)
sistem prosedur laporan
Author: Dunia Purple
•7:40 AM




MENULIS LAPORAN MENGENAI SISTEM-SISTEM PROSEDUR

Penyajian dokumentasi dan laporan mengenai system biasanya dikerjakan dalam bentuk tertulis agar dapat diketahui oleh pegawai perusahaan. Laporan-laporan ditulis dengan singkat menggunakan grafik-grafik yang dapat menyajikan pokok-pokok masalah yang penting serta memakai bahasa yang mudah dimengerti.
Unsur-unsur dari laporan system-sistem
Variasi dalam penyusunan laporan tergantung pada pokok halnya dan bidang lingkup penelitian, panjang laporan, dan untuk siapa laporan tersebut ditulis. Beberapa unsur yang bersifat optional :
  • Judul. Setiap laporan harus mempunyai judul yang mengemukakan gambaran ringkas tentang bahan yang disajikan. Nomor proyek biasanya sudah tercantum dihalaman judul.
  • Tanda tangan. Nama atau orang yang bertanggung jawab bagi laporan penelitian harus tampak pada permulaan atau akhir laporan.
  • Tanggal. Setiap laporan harus hati-hati diberi tanggal.
  • Daftar isi, kebanyakan laporan harus mempunyai daftar isi tentang beberapa hal untuk menerangkan kepada pembaca mengenai susunan laporan
  • Maksud-maksud dan bidang lingkup. Semua laporan harus mencakup pernyataan mengenai maksud daripada laporan dan penelitian.
  •  Ringkasan. Bagi laporan yang panjang lazimnya dikehendaki adanya ringkasan pendek pada bagian permulaan ringkasan.
  •  Batasan-batasan/defenisi. Beberapa istilah yang digunakan dalam laporan akan menimbulkan beberapa penafsiran. Untuk mencegah kesalahpahaman dalam laporan perlu dimuat bagian yang memberikan keterangan dari istilah-istilah tersebut.
  • Bagian analitis. Bagian laporan yang bersifat analitis akan menyajikan fakta yang diungkapkan oleh penelitian.
  • Kesimpulan dan rekomendasi. Bagian ini dapat dibuat terpisah atau disatukan yang berisi kesimpulan dari laporan-laporan atau penelitian.

10.  Lampiran.
        Lampiran pada laporan berisi tabulasi statistic, daftar bacaan atau nama orang yang memberikan keterangan dan data, bagian yang tidak tepat dimasukkan dalam bagian pokok analisa, alat-alat visual dan instruksi tertulis bagi pelaksana usulan, cetak biru, fotografis, dan blanko-blanko kerja

Unsur-unsur prosedur
Semua prosedur harus berisi keterangan tentang tanggal, judul, nomor-nomor, distribusi, formulir-formuli rdan prosedur-prosedur yang berhubungan.
Bahan-bahan prosedural harus diorganisir dalam  suatu tatanan yang  masuk  akal agar mudah dimengerti. Bahan-bahan procedural mungkin dapat disajikan secara efektif  dalam urutan-urutan kronologis. Penyusunan yang demikian itu paling baik untuk memperoleh pengertian mengenai pekerjaan dan procedur keseluruhan. Dalam pengorganisasian bahan-bahan secara bagian demi bagian serta kegiatan bagi masing-masing bagian dijelaskan dalam satu urutan-urutan yang sedapat mungkin mendekati urutan kronologis.

Kejelasan dan keefektivan gaya bahasa
Dengan menyempurnakan kejelasan diartikan sebagai perningkatan keefektifan pemberitaan yang disajikan dengan rangkaian kalimat tertulis. Efisiensi pemberitaan dapat diukur dengan jumlah ruang atau waktu yang diperlukan untuk menyampaikan keterangan-keterangan secara lengkap dan juga ketepatan penyampaian keterangan-keterangan itu. Ada baiknya menggunakan kata-kata yang sudah umum dan dapat dimengertioleh orang-orang yang akan membaca laporan.
Kejelasan dan keefektivan gaya bahasa dapat dilakukan dengan:
  • Keringkasan, merupakan prinsip dasar laporan
  •  Penggunaan kalimat aktif, salah satu alat untuk menyatakan suatu tindakan dalam kalimat sebaiknya menggunkan kalimat aktif, karena kalimat aktif meletakkan tekanan pada pelaksanaan sedangkan kalimat pasif meletakkan tekanan pada pihak yang menerima tindakan.
  • Kalimat-kalimat deklarasi yang pendek. Kalimat seperti ini lebih mudah dimengerti dan sangat diminati.
  • Perumusan pokok-pokok acara. Kadang-kadang juga tidak praktis untuk menggunakan banyak kalimat-kalimat yang sederhana sebagai gantinya kalimat majemuk.
  • Susunan kalimat paralel (berpasangan), Suatu kalimat dapat diperjelas apabila mempergunakan susunan kelinat parallel
  • Kalinat induk, jika menggunakan kalimat yang rumit maka kalimat induk harus memperoleh banyak tekanan dan memancarkan gagasan-gagasan yang penting,
  • Penyusunan kalimat-kalimat yang masuk akal.
  • Menggunakan tanda baca dan huruf besar

Mengukur keefektifan penulisan
Tuan Rudolf Flesch, dengan ringkas mengatakan “berbicara tentang orang dengan kalimat-kalimat yang pendek dengan banyak kata-kata dasar”. Ukuran yang dipergunakan untuk mengukur sesuatu baiknya tulisan didasarkan pada tiga unsur yaitu
  • Seberapa pendek kalimat
Seberapa banyak awalan dan akhiran dan pengubahan bentuk kata-kata yang telah ditambahkan pada kalimat
  • 3.      Seberapa banyak penunjukkan pribadi atau benda

Efisiensi yang potensial dari laporan
Suatu prosedur tertulis tidak dapat menjadi lebih baik dari pada system yang diusulkan dari laporan tersebut. jika prosedur atau laporan tersebut dilaksanakan fungsinya dengan sempurna berarti laporan tersebut sama baiknya dengan usulan-usulan system.


MENERAPKAN SISTEM
Metode-metode dan kesungguhan menerapkan system akan membantu berhasilnya usaha-usaha perbaikan teristimewa dalam tingkat permulaan pekerjaan dengan system yang baru. Oleh karena itu, penerapan system baru harus didahului dengan rencana yang baik dan masuk akal mengenai pergantian-pergantiannya. Jadwal waktu dan metode penerapan harus dikemukakan secara terperinci guna menjamin hasil-hasil yang efektif dan lengkap.
Metode-metode penerapan
Dalam menerapkan suatu system baru yang disesuaikan, terdapat 4 macam cara pendekatan yang pokok:
  • Menerapkan bagian system yang bersifat kritis pada percobaan sementara untuk menguji keefektifannya
  • Menerapkan system secara keseluruhan pada sebuah percobaan sementara dan dalam waktu yang sama tetap menjalankan system yang lama
  • Menerapkan system secara keseluruhan dalam satu unit yang kecil dalam perusahaan sebagai suatu proyek percontohan
  • Menerapkan system baru menggantikan system yang lama secara keseluruhan
  • Penerapan system baru secara langsung dalam banyak hal merupakan prosedur yang paling umum dan masuk akal.

Menyalin keterangan-keterangan dalam catatan baru
Kadang-kadang diperlukan untuk menyalin beberapa keterangan history dari system pemeliharaan catatan-catatan lama ke dalam catatan-catatan baru. Sumber lain untuk membantu pekerjaan system yang baru ini adalah kantor tata usaha diluar organisasi. Jika sifat dari penerapan system baru itu sedemikian rupa sehingga pergantian tersebut memerlukan waktu yang relative panjang maka cara yang paling efektif adalah mempekerjakan satu atau dua orang guna melaksanakan tugas tersebut untuk sementara.
Prinsip-prinsip latihan
Tipe pekerjaan yang berbeda-beda dan kemampuan para pekerja menentukan metode-metode penelitian yang berbeda. Beberapa prinsip latihan dapat diterapkan pada semua metode latihan. Tugas-tugas harus dibagi dalam satuan yang logis dan kemudian satu persatu harus diajarkan sebagai satuan yang lengkap. Biasanya akan lebih efektif untuk mengerjakan perihal pengerjaan tugas-tugas tata usaha secara keseluruhan daripada berusaha mengerjakan bagian tertentu secara terpisah dan menyatukannya kembali.
Cara yang terbaik untuk menarik perhatian para pekerja adalah mendorong hasrat mereka yang tergantung pada keadaan sekitarnya. Proses belajar akan sangat mudah apabila dapat dipergunakan hubungan dari kecakapan dan pengetahuan pada waktu lalu. Dalam mempelajari prosedur baru kesabaran harus selalu diperlihatkan kepada semua pegawai. biasanya untuk memusatkan perhatian pada soal ketelitian dan mengabaikan dulu soal kecepatan dalam meningkatkan kecakapan dalam bekerja. Instruksi harus bersifat melatih dan mempergunakan ingatan sebanyak mungkin. Penting sekali mengamati pegawai secara cermat dalam melaksanakan proseduer yang baru guna menjamin mereka metode yang baru dan dapat mengatasi kesalahan dengan baik.
Teknik-teknik latihan
Tuan W.H. Leffingwell menerangkan enam fase dalam melatih pegawai agar dapat melakukan tugas dengan benar.
  • Pekerjaan yang benar-benar harus dikerjakan perlu diperjelaskan dengan sedemikian rupa
  • Pengaturan pekerjaan dan tempat kerja sebaik-baiknya harus diajarkan
  • Mengajarkan gerak fisik yang dapat ditemukan dengan cara analisa terhadap kerja yang telah diselesaikan
  • Urutan gerak fisik yang sesuai dengan ukuran kecepatan
  • Mengembangkan kebiasan bergerak dengan cepat
  • Ketelitian dan ketepatan harus menyertai kegiatan selanjutnya



FUNGSI PENGAWASAN SISTEM PENYUSUNAN SUATU BAGIAN SISTEM
Fungsi dari system-sistem adalah menyempurnakan penggunaan system yang terbaik dalam pengerjaan diorganisasi. Fungsi system memungkinkan organisasi mencapai tujuannya dengan daya guna tinggi dan biaya yang serendah mungkin dan waktu yang sesingkat mungkin
Letaknya dalam organisasi
Tidak dapat kesepakatan tentang tempat terbaik dalam struktru organisasi untuk meletakkan fungsi system. Secara history, kelompok pembukuan adalah kelompok yang pertama yang tertarik soal system, dan prosedur-prosedur tertulis yang pertama-tama adalah instruksi pembukuan. Fungsi system telah mempunyai tujuan yang lebih luas serta teknik-tekniknya telah dipertajam. Fungsi system tersebut harus sebebas mungkin dari tekanan dan kelompok tertentu dalam perusahaan.
Fungsi system memerlukan analisa dan integrasi hubungan antara semua bagian perusahaan. Jika fungsi tersebut dilaksanakan pada tingkat terlalu rendah maka terjadi dua kemungkinan :
  1. Fungsi system disentralisasikan, tiap kelompok hanya memiliki kewenangan bidang sendiri-sendiri
  2. Fungsi system dipusatkan dalam satu bagian dan juga melayani bagian lain

Dalam perusahaan yang sangat besar akan masuk akal untuk membentuk system tersendiri pada bagian yang penting dengan mengatasi permasalah setempat.
Memaksakan keputusan-keputusan
Kegiatan-kegiatan bidang system dilaksanakan sebagai suatu pelayanan terhadap pimpinan yang mempunyai pertanggungjawaban utama bagi berhasilnya pekerjaan dari bagian mereka masing-masing. Meskipun system memiliki kewenangan memaksakan keputusan tapi bila pimpinan puncak menyetujuinya wewenang tersebut tidak dapat dilaksanakan.
Menyesuaikan pegawai dari hasil perubahan system
Haruslah menjadi kebijaksanaan perusahaan bahwa pegawai-pegawai tidak akan dipecat disebabkan karena kemungkinannya efesiensi dari hasil penyempurnaan system. Untuk memajukan kerjasama antara pegawai-pegawai tidak merasa bahwa kedudukan mereka terancam bahaya dengan analisa system
Latihan pengawasan dalam analisa system
Penyelenggaraan analisa system bagi penyempurnaan tata kerja harus tidak terbatas pada pegawai-pegawai pada bidang system saja. Satu program latihan bagi para pengawas antara lain harus melatih pengawas dalam menerapkan teknik pengembangan system untuk memecahkan masalah dan menyederhanakan kerja tata usaha
Mengawasi fungsi system-sistem
Fungsi system-sistem dalam beberapa hal dapat dipersamakan dengan jalan raya yang menunjukkan arah lalu lintas orang dan sebagainya. System dalam suatu perusahaan menyajikan bagi jaringan,rangkaian proseduran. Guna menentukan dalam keadaan pelaksanan system-sistem maka sebuah buku pedoman prosedur yang dibagi kepada orang-orang yang bersangkutan berisikan praktek yang ditentukan sesuai dengan ukuran
Kelanjutan dari system-sistem
Fungsi lanjutan dari bagian system adalah demikian penting demi berhasilnya sehingga sukar untuk diabaikan. Kelanjutan dari proyek-proyek bagian yang telah dirampungkan harus memenuhi beberapa tujuan. Tanggung jawab kegiatan kelanjutan dalam bagian system harus bebas atau terlepas dari kegiatan-kegiatan lain untuk menjamin agar kelanjutan tersebut tidak tergantung pada kegiatan lain yang tampak lebih produktif.

| comments (0)