A. Pengartian Sekretaris

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata istilah sekretaris berasal dari  bahasa latin secretum yang berarti rahasia. Kata itu kemudian berubah menjadi  secretaire  dalam bahasa Prancis, secretary  dalam bahasa  Inggris,  dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bagasa Belanda.

Menurut kamus bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi tulis-menulis. Disebut juga Penulis atau Panitera

1. Pengertian sekretaris  juga tergantung dari macam-macam sekretaris  karena setiap sekretaris  memiliki peran dan fungsi yang berbeda. sekretaris  dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauan.
2. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris  yaitu: sekretaris organisasi dan sekretaris  pimpinan.
3. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris , yaitu   : sekretaris  junior dan  sekretaris  senior
4. Dari segi bidang kerja, antara lain Sekretaris  Bagian kesejahteraan Rakyat (Kesra), Sekretaris Bidang Pemerintahan, Sekretaris Bidang Hukum, Sekretaris Bidang Administrasi dan Politik, dan sebagainya

1. Sekretaris Organisasi

     Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi di samping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit  kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peranan dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.
            Prajudi Atmosudirdja (1982) menyatakan bahwa seorang sekretaris organisasi bertugas dan memiliki kedudukan sebagai pimpinan pelaksana atas keputusan-keputusan Dewan Direksi atau Dewan Pimpinan Organisasi, yang dalam hal ini disebut  executive secretary. ia tidak sengaja melayani pimpinan organisasi melainkan juga ikut mengatur hal-hal  yang menyangkut organisasi dan manajemen. Dijelaskan lebih lanjut, seorang business secretary  atas prakarsa sendiri dapat melakukan :

• Merencanakan apa yang harus dikerjakan dalam rangka businness perusahaan atau jawatan di mana ia bekerja
• Menyusun struktur dan tata cara organisasi
• Memimpin  organisasi dengan baik

      Drs. Sutanto menyatakan bahwa sekretaris organisasi di samping bekerja atas perintah pimpinan, juga memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi,  membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan koordinasi, melakukan kontrol dan melakukan penyemputnaan organisasi dan tata kerja,  derta bekerja terutama untuk  kepentingan organisasi  secara menyeluruh. Dengan kata lain, sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian,  pengontrolan,  serta penyempurnaan.

       Sekretaris memiliki 3 peranan utama :
a. Sekretaris organisasi berperan sebagai pembantu pimpian yang bekerja atas perintah dai pimpinan  dalam rangka memperlancar tugas pokok pimpinan sehingga pimpinan mampu melakikan kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya untuk mengelola organisasi yang dipimpinnya sesuai dengan arah yang ditetapkan.

b. Sekretaris organisasi berperan sebagai pemberi bantuan atau pelayanan kepada satuan kerja yang ada di dalam organisasi dalam bidang kesekretariatan.
     Kegiatan dalam bidang ksekretariatan terdiri dari :
1. Menyelenggarakan pembinaan ketata-usahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat yang meliputi :

• Pembuatan surat
• Penerimaan surat
• Pengiriman surat atau pendistribusian surat
• Penyimpanan warkat atau record

2.  Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal maupun eksternal

• Secara internal melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis
• Secara eksternal melaksanakan tata hubungan atau komunikasi massa atau hubungan masyarakat 

3.  Menyelenggarakan kepaniteraan rapat
4.  Menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia
5.  Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan

c. Sekretaris organisasi yang berperan sebagai menajer adalah seseorang yang memimpin suatu organisasi dengan tugas pokok menyelenggarakan administrasi kesekretariatan.
Administrasi kesekretariatan memiliki fungsi:

1. Mengadakan pencatatan atau recording  dari semua kegiatan manajemen. Semua hasil pencatatan tersebut berfungsi sebagai alat pertanggungjawaban dan sumber informasi.
2. Administrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat pelaksana pusat tata-keusahaan 
3. Administrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat komunikasi perusahaan atau jawatan
4. Administrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat pelaksana pemegang rahasia peruahaan atau jawatan
5. Administrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi / master fila 

Administrasi kesekretariatan  memilliki tugas pokok sebagai  berikut:

1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal  maupun eksternal.
2. Mengamankan RAHASIA perusahaan/  jawatan
3. Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan, memiliiki kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar pelaksanaan fungsinya.

2. Sekretaris Pimpinan

    Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai manajer sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang  membantu pimpinan yang bertugas memperingatkan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggungjawab pimpinan. Ia berstatus sebagai seorang pegawai pada instansi, lembaga atau perusahaan dan dengan sendirinya ia harus tunduk dan terikat pada peraturan yang berlaku.
      Dalam kedudukannya seorang sekretaris pimpinan  bertugas dalam hal-hal yang menyangkut:

• telephoning
• surat-menyurat atau korespondensi
• filling atau kearsipan
• menerima dikte
• membuat perjanjian dengan tamu untuk keperluan pimpinan
• membuat undangan
• menyiapkan rapat pimpinan
• membuat agenda kegiatan pimpinan.

      Dengan kata lain, pekerjaan seorang sekretaris pimpinan menyangkut tugas yang berhubungan dengan pekerjaan ketata-usahaan atau  kesekretariatan. mengingat tugas yang dijalankannya sekretaris pimpinan juga terkadang disebut sekretaris pribadi.
     Prajudi Atmosudirdja menyatakan sekretaris pimpinan tidak berstatus sebagai manajer dan tugas pokoknya adalah membantu dan meringankan pekerjaan seorang kepala.
        Ada beberapa pengertian sekretaris pimpinan yaitu:
a. Sekretaris pimpinan adalah seorang sekretaris dengan status kepegawaian, tetapi tidak berkedudukan sebagai manajer dan hanya berperan sebagai pembantu pimpinan untuk memperingatkan, memperlancar, dan mempermudah tugas pekerjaan pimpinan dengan tugas- tugasnya.

b. Sekretaris pribadi  adalah seseorang sekretaris yang tidak berstatus sebagai pegawai dan tidak digaji oleh organisasi atau perusahaan, tetapi dipekerjakan dan digaji oleh seseorang untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya.

3. Sekretaris Junior
     Adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah, muda dalam pengalaman, belum memiliki banyak pengalaman atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Oleh karena  baru saja diangkat maka pangkat dan kedudukannya lebih rendah dibandingkan sekretaris yang sudah memiliki masa kerja yang cukup lama dan beberapa kali naik pangkat. Walaupun sudah bekerja cukup  lama tetapi bila ia tidak memiliki prestasi atas kompetensi yang diharapkan maka sekretaris tetap berkedudukan sebagai sekretaris junior
        Tugas sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior atau sekretaris muda adalah tugas tugas khusus dalam bidang sekretariatan, misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte dan sebagainya. Sesuai dengan tugas khusus tersebut dalam praktek kehidupan sehari-hari kita mengenal sebutan sekretaris sesuai dengan tugasnya.

4. Sekretaris Senior
       Sekretaris senior adalah :
a. Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri tidak tergantung pada perintah pimpinan.
b. Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam komperensi sehingga ia dapat menangani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak bimbingan dari pimpinan. Dengan demikian sekretaris senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu.

5. Sekretaris bidang
        Sekretaris bidang adalah sekretaris yang  memiliki tugas dalam bidang tertentu, misalnya:
1. Sekretaris Bidang Sosial dan Politik
2. Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat
3. Sekretaris Bidang Administrasi Pemerintahan Rakyat
4. Sekretaris Bidang hukum dan sebagainya

di dalam tata pemerintahan kita mengenal sekretaris yang dapat disebut sebagai Sekretaris Bidang Administrasi Organisasi dan Ketatalaksanaan, yaitu sekretaris yang meneyelenggarakan administrasi organisasi dan ketetalaksanaan atas seluruh unsur yang ada di lingkungan suatu lembaga.


B. Sekretariat

Pengertian Sekretariatan adalah sebagai berikut:

1. Dalam kanus bahasa indonesia, Sekretariatan berarti pekerjaan, segenap urusan sekreteria atau dapat berarti pula kepaniteraan.
2. Tempat seorang sekretaris melakukan pekerjaan dalam bidang sekretaris
3. Tempat sekretaris berikut para stafnya melakukan kegiatan dalam bidang sekretariat atau ketatausahaan yang meliputi segenap kegiatan pengolahan surat-menyurat yang dimulai dengan menghimpun, mencatat, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi
4. Satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan office service atau jasa-jasa perkantoran
5. Sekretariat jenderal adalah satuan organisasi yang terdapat dalam lingkungan organisasi yang cukup besar yang melaksanakan pekerjaan seperti dalam hal sekretariat
6. Kesekretariatan adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris. Jadi kesekretariatan menunjukkan aktivitas atau tata kerja.

C. Tugas Seorang Sekretaris
     Tugas sekretaris dapat dibagi menjadi dua yaitu:
1. Tugas Rutin
Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain:

• Membuat surat
• Menerima dan mengirim surat
• Mengetik
• Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan
• Menerima telepon
• Mengirim faksimile
• Menerima dikte
• Menyiapkan rapat pimpinan
• Membuat laporan
• Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan

2. Tugas Insidentil
    Tugas Insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi:
a. Tugas atas prakarsa sendiri. merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri tanpa diminta, disuruh, atau diperintahkan oleh pimpinannya.

   Tugas atas prakarsa sendiri ini misalnya
- menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan lengkap dengan alamatnya, sehingga sewaktu -waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat baik melalui surat, telegram, telepon atau internet
- membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil
- membuat tabel atau grafik tentang hasil sehingga pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data-data yang diperlukan
b. Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan.karena pimpinan tidak memiliki waktu luang untuk mengerjakan sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan.

D. Sekretaris Profesional

1. Pengertian
Ada beberapa hal yang perlu dikemukakan tentang profesi, antara lain:
a. Secara umum, profesi diartikan sebagai suatu pekerjaan yang memerlukan pendidikan lanjut dalam bidang sains dan teknologi yang digunakan sebagai dasar untuk implementasi dalam berbagai kegiatan yang bermanfaat.
b. Dalam kamus bahasa indonesia, kata profesi berarti pekerjaan, sedangkan profesional memiliki arti mata pencaharian dan sekaligus hobi
c. Dalam kamus bahasa prancis kata profesional berarti seorang ahli yang berjabatan tetap
d. dapat diambil kesimpulan bahwa profesi adalah suatu bidang pekerjaan dengan persyaratan tertentu dan perlu ditekuni oleh seseorang yang memiliki profesi tersebut sehingga yang bersangkutan menguasai bidangnya dengan sebaik-baiknya dan profesi tersebut sebagai mata pencaharian bagi yang memiliki.

2. Kriteria profesi
Suatu pekerjaan dikatakan sudah profesional apabila memiliki beberapa  kriteria berikut:
a. pekerjaan tersebut memiliki spesialifikasi dengan latar belakang teori yang luas mencakup pengetahuan umum yang luas disertai keahlian khusus yang mendalam.
b. pekerjaan tersebut merupakan karier yang dibina secara organisatoris dalam arti :

• ada ketertarikan dalam suatu organisasi profesi
• memiliki otonomi jabatan
• memiliki kode etik jabatan
• merupakan kerja bakti seumur hidup

c. diakui masyarakat sebagai pekerjaan yang memiliki status profesional dengan ketentuan :

• memperoleh dukungan masyarakat
• mendapat pengesahan dan perlindungan hukum
• memiliki persyaratan kerja yang sehat
• memiliki jaminan hidup yang layak

3. kriteria sekretaris profesional
pada dasarnya syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional adalah:
a. Syarat-syarat umum
syarat-syarat umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, sikap tingkah laku, dan kecakapan pribadi.
1. sikap kepribadian
    sikap kepribadian yang dimiliki oleh seseorang sekretaris yaitu sikap yang berhubungan dengan

• sifat mental ialah kemampuan seseorang dalam menghadapi berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya
• kemampuan berbicara yaitu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti
• perbendaharaan bahasa. untuk berbicara dengan baik diperlukan perbendaharaan bahasa yang cukup
• tidak gugup.
• kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja sera mampu membangkitkan gairah atau semangat kerja yang tinggi
• seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu menunjukkan sikap simpatik terhadap siapapun

2. sikap dan tingkah laku
Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain yang berhubungan dengan pemimpin atau atasannya. oleh karena itu  seorang sekretaris juga berfungsi sebagai wakil pimpinan disaat berhubungan dengan para pejabat atau dengan kantor lain.

b. Syarat-syarat khusus
syarat khusus berkaitan dengan skill atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai sekretaris handal apabila ia memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung kualitas profesionalismenya.